Все больше кадровых отделов российских государственных и частных организаций переходят на систему электронного документооборота. С мая 2020 по март 2021 гг. Минтруда даже был проведен масштабный эксперимент (согласно ФЗ №122), в котором могли принять участие все желающие, что подчеркивает заинтересованность государства в переводе кадрового делопроизводства https://www.target-tech.ru/%D0%BA%D1%8D%D0%B4%D0%BE на электронный формат. В полном переходе, конечно, есть свои трудности, однако очевидно, что рано или поздно это коснется всех организаций без исключения.
Преимущества ЭКДП
Для непосредственно самой кадровой службы электронный документооборот дает следующее:
- сокращение трудозатрат и, как следствие, временных издержек;
- возможность отправки и получения любых документов в том же самом ПО, где осуществляется учет (SAP, 1С и так далее);
- контроль за подписанием необходимых документов сотрудниками в режиме реального времени;
- максимально быстрая (фактически мгновенная) передача информации в бухгалтерский отдел для ускорения расчетов;
- простота ведения электронного архива и возможность быстрой выгрузки любых документов из него в онлайн-режиме (очень полезно, например, при оформлении сотрудниками пенсий).
Для руководства организаций и персонала тоже есть свои преимущества. Первое получает возможность оперативного сбора всех юридически значимых данных с сотрудников, а также нивелирования вероятности получения штрафов (и, соответственно, репутационных рисков) от государственных органов за неправильное или несвоевременное оформление каких-либо документов. Рядовые же сотрудники, например, получают возможность подписи прямо через компьютер или смартфон, возможность получать и отправлять документы без посещения отдела кадров.